Términos y condiciones

CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN EN EXPERIENCIAS GRUPALES

Viajando con Rulas
Actualización: 25 de agosto de 2025

Este documento establece las condiciones bajo las cuales los clientes participan en experiencias grupales coordinadas por Viajando con Rulas. Se aclara expresamente que Viajando con Rulas no es una agencia de viajes, sino un facilitador y acompañante que comparte experiencias, coordina reservas colectivas y brinda acompañamiento durante el viaje. La ejecución material de servicios (transporte, hospedaje, tours, etc.) recae en los proveedores terceros correspondientes.

1) Naturaleza del servicio

    • Viajando con Rulas ofrece experiencias grupales basadas en viajes previamente realizados por el facilitador.

    • La participación incluye: organización logística, coordinación de reservas con terceros, y acompañamiento durante el itinerario.

    • No se actúa como agencia de viajes, ni se garantiza la prestación directa de servicios de transporte, hospedaje o actividades turísticas.

    • Los servicios contratados con terceros (hoteles, aerolíneas, transportistas, operadores locales) se rigen por sus propias políticas.

2) Responsabilidades del cliente

    • Documentación: pasaporte vigente, visas, permisos y requisitos migratorios corren por cuenta del cliente.

    • Seguro de viaje (obligatorio): cada participante debe contar con una póliza que cubra asistencia médica, accidentes y equipaje durante la experiencia.

    • Condición física: el cliente debe considerar las exigencias de cada actividad y declarar condiciones relevantes de salud.

    • Conducta: se espera respeto hacia el grupo, los anfitriones locales y las normas del destino. Conductas que pongan en riesgo la experiencia grupal podrán implicar la exclusión sin reembolso.
    • Aceptación de términos
      Al realizar cualquier pago, anticipo o liquidación de una experiencia con Viajando con Rulas, el cliente declara haber leído, entendido y aceptado de forma expresa estos Términos y Condiciones, incluyendo la política de cancelaciones y no reembolsos, renunciando a cualquier reclamación posterior por desconocimiento de los mismos.
    • Cómputo de plazos de cancelación
      Para todos los efectos, los plazos de cancelación se contarán a partir de la fecha en que el cliente notifique por escrito su cancelación y en relación con la fecha oficial de inicio del viaje, no con la fecha de compra ni con la fecha del último pago realizado.

    • Pagos no reembolsables
      Todos los pagos realizados a Viajando con Rulas son no reembolsables, salvo en los casos y porcentajes expresamente indicados en esta política.

      El cliente reconoce que al confirmar su lugar, Viajando con Rulas incurre de forma inmediata en compromisos financieros con terceros (hoteles, operadores, transportes, experiencias y logística), por lo que la cancelación del viaje no implica la devolución automática de los montos pagados.

3) Reservas y pagos

    • La participación se asegura mediante el pago de un anticipo no reembolsable.

    • El calendario de pagos será comunicado en cada experiencia; el incumplimiento puede derivar en la pérdida de la reserva sin derecho a reembolso de anticipos.

    • Pagos extemporáneos generan un recargo fijo (ej. $800 MXN) por atraso, salvo que se indique un monto distinto en cada salida.

    • Los precios incluyen los conceptos expresamente señalados en la descripción de la experiencia. Gastos no mencionados corren por cuenta del cliente.

4) Cancelaciones, sustituciones y reembolsos

Cambios de lugar / sustitución de participante

    • En caso de que no se alcance el número mínimo de viajeros requerido para la realización del viaje, Viajando con Rulas se reserva el derecho de reprogramar la fecha del mismo.

      Dicha reprogramación no será considerada una cancelación del viaje, sino un cambio de fecha, manteniéndose vigentes todas las condiciones contratadas. Sin embargo, se puede solicitar en este caso un cambio de fecha o de ruta sin costo extra.

      El viajero podrá optar por participar en la nueva fecha propuesta o, en su defecto, aplicar el importe abonado a otro viaje disponible de la misma organización.
    • Si el cliente no puede asistir, podrá ceder su lugar a otra persona, siempre que no existan boletos aéreos ya emitidos a su nombre.

    • El cliente podrá ceder su lugar a otra persona siempre que:

      • Se notifique por escrito con al menos 30 días naturales antes del inicio del viaje.

      • El sustituto cumpla con los requisitos del viaje.

      Si el sustituto es proporcionado directamente por el cliente, no habrá penalización adicional, salvo los costos derivados de cambios administrativos o servicios de terceros.

    • El cambio de nombre debe notificarse por escrito al menos 15 días antes de la salida en caso de que se pueda vender/cambiar por la aerolínea.

    • Si el cliente no encuentra sustituto, Viajando con Rulas podrá apoyar en la búsqueda dentro del grupo o lista de espera, no obstante, no está obligado para hacerlo.

    • Servicios no reembolsables
      Los siguientes servicios son 100% no reembolsables desde el momento de su compra o emisión, independientemente del motivo de cancelación:

      • Boletos de avión

      • Seguros de viaje

      • Trenes, ferris y transportes especiales

      • Entradas, espectáculos, actividades y experiencias

      • Tarifas promocionales o con condiciones especiales

      • Servicios contratados con terceros que no permitan cancelación

      • Reserva del viaje

      Estos montos se pierden en su totalidad y no forman parte de ningún cálculo de reembolso.

    • Gastos administrativos y comisiones
      En cualquier caso de cancelación o sustitución, Viajando con Rulas podrá deducir gastos administrativos, comisiones bancarias y costos de terceros que ya hayan sido generados, los cuales serán informados al cliente al momento de confirmar la cancelación. 

    • Proceso y tiempos de reembolso
      En los casos donde aplique reembolso, este se realizará dentro de un plazo máximo de 15 días hábiles posteriores a la cancelación efectiva y una vez que el cliente haya entregado correctamente la información requerida para su procesamiento

    •  

Política de reembolso en caso de no asistencia (no aplica para todas las rutas)

Por cancelación propia se reembolsa desde el 30% hasta el 70% dependiendo caso y ruta.

Con sustituto propio (aportado por el cliente): no hay penalización adicional, solo se cubren gastos administrativos o de terceros que no permitan cambios.

Con sustituto encontrado por Viajando con Rulas:

    • Avisando con mínimo 30 días de anticipación → se reembolsará 50% del monto pagado con la persona que entre en tu lugar.

    • Menos de 30 días antes → se reembolsará 30% del monto pagado.

    • Sin sustituto (ni propio ni gestionado): el cliente podrá solicitar cancelación del viaje (si la ruta aplica), aplicando las mismas reglas SIN VUELOS:
        1. Con más de 30 días de anticipación → 20% de reembolso, es indispensable que la cuenta a la que se haga este pago sea con el mismo nombre completo del viajero y terminación de tarjeta o número de CLABE.
        2. Si pasó más de 20 días hábiles y no se efectuó pago de su viaje ni se notificó al equipo por Instagram, no habrá reembolso.

        • Con menos de 30 días o no show → 0%.

Servicios y/o rutas no reembolsables

    • Los boletos de avión, seguros de viaje y servicios expresamente señalados como “no reembolsables” se pierden al 100% desde el momento de la compra.
    • Rutas como Japón e Islandia no tienen reembolso por cancelación al ser rutas Premium. En este caso se puede aplicar sustituto de viajero por cuenta propia. Es importante considerar este punto antes de reservar.

5) Cambios y reconfiguración por causas externas

    • Factores de fuerza mayor (clima, actos de autoridad, cierres, huelgas) pueden requerir ajustes en itinerario, sustitución de servicios o reprogramación.

    • En tales casos, se harán los esfuerzos razonables para mantener la experiencia con servicios equivalentes.

    • Viajando con Rulas gestionará con terceros los reembolsos o ajustes aplicables y transferirá al cliente lo efectivamente recuperado.

6) Limitación de responsabilidad

    • Viajando con Rulas responde únicamente por su rol de coordinador y acompañante.

    • La ejecución de vuelos, hospedaje, transportes y tours es responsabilidad exclusiva de los proveedores locales contratados.

    • No se asume responsabilidad por retrasos, cancelaciones o incumplimientos de terceros.

    • Esta limitación no aplica en casos de dolo o negligencia grave imputables directamente a Viajando con Rulas.

7) Uso de imagen y material

    • Durante la experiencia podrán tomarse fotos y videos por parte de Rulas o su Staff, únicamente para uso interno de la marca.

    • El cliente autoriza su uso de imagen con fines promocionales desde la reserva de su viaje, si antes de reservar se decidiera no prestarla, el cliente deberá enviar una carta solicitud para solicitar no usarla en ninguno de los medios sociales.

8) Datos personales

El tratamiento de datos personales se regirá por el Aviso de Privacidad publicado en el sitio web oficial, en cumplimiento con la LFPDPPP.

9) Quejas y jurisdicción

    • Para dudas o aclaraciones, el cliente deberá contactar a los medios oficiales de Viajando con Rulas.

    • El cliente conserva su derecho a acudir a PROFECO para conciliación.

  • Para controversias judiciales, serán competentes los tribunales del domicilio del consumidor o del proveedor, a elección del consumidor

 10 ) Material fotográfico y audiovisual

Las rutas de Viajando con Rulas no incluyen fotografías ni videos, salvo en aquellos casos en los que el viajero haya contratado un paquete que expresamente contemple este servicio adicional. En esos casos aplican las siguientes condiciones:

  1. Limitaciones de salud o fuerza mayor:
    En caso de que el organizador (Rulas) presente algún problema de salud o situación de fuerza mayor que le impida realizar la labor de fotografía o video, se hará lo posible por cubrir el servicio de otra manera (por ejemplo, con apoyo de terceros o material alternativo). Sin embargo, si esto no fuese posiblepor tema de equipo fotográfico o poco conocimiento del apoyo y el viajero hubiese contratado un paquete específico de fotos o video, se reembolsará el importe correspondiente a dicho servicio adicional contratado antes del viaje, sin que ello implique responsabilidad adicional por parte de la organización.

  2. Presencia del viajero: El material solo podrá generarse cuando el viajero esté presente durante las actividades programadas. Si el viajero decide separarse del grupo, no asistir a las visitas o alejarse de la dinámica, no se garantiza la toma de fotos o videos.

  3. Solicitud expresa: Es responsabilidad del viajero solicitar al organizador en el momento una grabación breve o fotografía. Si no se solicita en el lugar y momento oportuno, no existirá obligación posterior de generar o entregar dicho material.

  4. Uso publicitario: Las fotos y videos adicionales que puedan capturarse fuera del paquete contratado estarán destinados únicamente a fines de publicidad de la marca. En caso de que se publiquen, el viajero será etiquetado siempre que sea posible. Fuera de ello, no existirá compromiso ni fecha establecida de entrega.

  5. Limitación de responsabilidad: El viajero acepta que no existe obligación de entregar un número específico de fotografías o videos más allá de lo expresamente pactado en el paquete contratado.

11) Declaración final

El cliente reconoce que entiende la naturaleza del servicio: una experiencia grupal coordinada y acompañada, no un servicio de agencia de viajes. Acepta estas condiciones al reservar y efectuar el pago correspondiente.

Viajando con Rulas actúa como intermediario y organizador de experiencias. No es responsable por decisiones personales de cancelación, cambios de planes, situaciones personales, laborales, médicas o de cualquier otra índole del cliente.